8 quy tắc ứng xử cho các cuộc họp trực tuyến

Thế giới trực tuyến có một số quy tắc bất thành văn nhưng được khuyến nghị về hành vi (tốt). Hãy ghi nhớ chúng khi bạn tham gia một cuộc họp hoặc sự kiện trực tuyến. 

1. Làm quen với nền tảng

Bạn đã chuẩn bị tốt cho cuộc họp của mình khi bạn cũng đã quen với nền tảng cuộc họp. Bạn có cần cài đặt phần mềm nào không? Máy ảnh và micrô của bạn có hoạt động không? Bạn có cần tai nghe không? Làm cách nào để bạn tắt tiếng và tự bật tiếng? Làm quen trước với nền tảng này và hỏi máy chủ của bạn nếu có điều gì đó không rõ ràng. 

2. Đừng đến muộn cuộc họp của bạn 

Tiếng đóng mở cửa, tiếng di chuyển của ghế, tiếng khởi động của máy tính xách tay ... chúng ta đều đã quá quen thuộc với những người đến muộn bước vào phòng họp. Nó không chỉ gây mất tập trung mà còn thô lỗ với những người tổ chức sự kiện và những người tham dự. Đừng nhầm lẫn: trong thế giới trực tuyến, đến muộn cũng là một hành động thô lỗ, đặc biệt nếu bạn là một diễn giả hoặc một người tham dự bắt buộc phải tham gia.  

3. Bật máy ảnh của bạn

Nếu người dẫn chương trình hoặc người tổ chức khuyến khích sử dụng máy ảnh, hãy bật nó lên. Trong thế giới thực, yếu tố hình ảnh vô cùng quan trọng; nó không khác gì trong thế giới trực tuyến, mặc dù đôi khi chúng ta có thể cảm thấy không thoải mái khi hiển thị lý lịch của mình. Nếu đúng như vậy, bạn có thể sử dụng nền ảo hoặc mờ.

4. Tắt tiếng micrô của bạn khi bạn không nói

Quy tắc vàng của cuộc họp trực tuyến là mọi người tắt micrô của họ bất cứ khi nào họ không nói. Chỉ bật tính năng này khi bạn cần nói chuyện. Khi bạn bật micrô, hãy đợi một hoặc hai giây trước khi bắt đầu (hãy nhớ rằng Internet cũng có độ trễ nhỏ trong lưu lượng truy cập). Ngoài ra, hãy khoan dung với việc tạm dừng khi thu hút người khác.

5. Giơ tay lên

Trong môi trường trực diện, có thể dễ dàng nhận thấy khi nào một người tham gia muốn phát biểu - từ giơ tay lên, đến nét mặt và thì thầm. Trong phòng trực tuyến, đôi khi rất khó để được chú ý. Nói chuyện với ai đó dẫn đến hỗn loạn trong một căn phòng ảo. Thay vào đó, hầu hết các nền tảng đều có tùy chọn 'giơ tay'. Ngoài ra, hãy sử dụng cửa sổ trò chuyện nếu điều này được bật.

6. Theo dõi cửa sổ trò chuyện

Các cuộc họp trực tuyến thường sử dụng nhiều kênh giao tiếp. Ngoài video chính, sự kiện có thể có một cuộc trò chuyện dựa trên văn bản. Hãy theo dõi các kênh liên lạc khác này.

7. Tôn trọng chủ nhà

Trong một tổ chức phân cấp, cấp trên thường được ưu tiên trong giao tiếp. Trong ngoại giao, các quy tắc giao thức chỉ định mức độ ưu tiên. Trong một cuộc họp trực tuyến, mặc dù giao thức và các quy tắc xã hội khác cần được tuân thủ, nhưng vai trò của người chủ trì hoặc người điều hành cũng cần được tôn trọng. Trên thực tế, trong hầu hết các trường hợp, người chủ trì là người nói lời cuối cùng, với tư cách là 'người điều khiển' cuộc họp.

8. Biết khi nào nên rời đi

Nếu bạn là một trong những người tham gia chính và bạn cần phải đi sớm, hãy tránh rời đi ngay sau khi bạn can thiệp. Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng người dẫn chương trình và người tổ chức biết bạn cần phải đi sớm. Sau đó, cố gắng bỏ đi nơi không bị chú ý, để dòng chảy của cuộc họp không bị gián đoạn khi bạn rời đi.