Nghệ thuật điều tiết hiệu quả cuộc họp và sự kiện

Người điều hành có thể thực hiện hoặc phá vỡ cuộc họp. Do đó, vai trò của người điều hành là rất quan trọng trong các cuộc họp và sự kiện.

Vai trò của người điều hành là gì?

Tương tự như chỉ huy của một dàn nhạc, vai trò của người điều hành là cấu trúc cuộc thảo luận với sự tham gia của các diễn giả, hội thảo viên hoặc các chuyên gia khác; là cầu nối giữa người nghe và người thảo luận; và đảm bảo cuộc thảo luận tập trung có chất lượng và quy trình tốt. 

Những kỹ năng thiết yếu cần thiết để điều độ là gì?

Một trong những điểm khởi đầu là cân nhắc xem cuộc họp của bạn sẽ trực tuyến, tại chỗ hay ở dạng kết hợp (một phần trực tuyến, một phần trực tiếp).

Trong các cuộc họp trực tuyến hoặc kết hợp, việc kiểm duyệt thành công dựa trên sự kết hợp thông minh giữa các kỹ năng cũ và mới. Kỹ năng cũ xưa như bất kỳ cuộc gặp gỡ nào của con người. Chúng bao gồm sự hiểu biết về mục đích chung của cuộc họp và bối cảnh mà cuộc thảo luận được tổ chức, đồng thời nuôi dưỡng mức độ đồng cảm cao. Trong quá trình chuyển đổi sang môi trường trực tuyến, các kỹ năng mới xuất hiện. Chúng bao gồm khả năng cơ bản để sử dụng các nền tảng họp; tư duy và phản ứng nhanh trong trường hợp các vấn đề kỹ thuật; và khả năng cảm nhận nhịp đập của những người tham gia trực tuyến. 

Các cuộc họp ngoại giao khác với các cuộc họp khác như thế nào?

Theo thời gian, một mức độ nghi thức nhất định đã xuất hiện thông qua các quy tắc giao thức, với mục đích cấu trúc hành vi và nội dung, đưa ra các quan điểm khác nhau và quản lý xung đột. 

Như minh họa của Swiss Knife cho Ngoại giao Đa phương của chúng tôi giải thích, cuộc họp càng được chính trị hóa và trang trọng thì càng có nhiều quy trình họp và giao thức ngoại giao hơn.

Làm thế nào để các nhà ngoại giao có thể thích ứng các cuộc họp của họ với môi trường trực tuyến?

Các kỹ năng điều tiết và thủ tục cần phải được điều chỉnh cho phù hợp với môi trường mới, nghĩa là điều chỉnh theo tinh thần và phong cách của truyền thông trực tuyến. Mặc dù việc kiểm duyệt một cuộc họp ngoại giao nên thuộc về phe bảo thủ, nhưng bạn có thể tạo ra đột phá bằng cách - ví dụ - yêu cầu các đại biểu gửi tuyên bố bằng văn bản thay vì đọc văn bản. 

Khi tương tác với khán giả trực tuyến, tính tương tác giúp tăng mức độ chú ý của một người. Nếu bạn đang tương tác với những người tham gia trẻ tuổi, các công cụ tương tác trực tuyến phức tạp hơn có thể giúp làm cho môi trường trực tuyến thú vị hơn để gặp gỡ và làm việc.

Bạn cũng phải duy trì sự rõ ràng về các quy tắc của thủ tục. Ví dụ, bạn cần thông báo cho những người tham gia về ý định ghi lại cuộc họp. Sự tin tưởng là điều cần thiết cho sự thành công của các cuộc họp, giống như bất kỳ hoạt động tương tác nào khác của con người.