Đàm phán là gì?

Đàm phán là gì?

Đàm phán là một phương pháp mà mọi người giải quyết sự khác biệt. Đó là một quá trình mà thỏa hiệp hoặc thỏa thuận đạt được trong khi tránh tranh luận và tranh chấp.

Trong bất kỳ sự bất đồng nào, các cá nhân đều có mục tiêu dễ hiểu để đạt được kết quả tốt nhất có thể cho vị trí của họ (hoặc có lẽ là một tổ chức mà họ đại diện). Tuy nhiên, các nguyên tắc công bằng, tìm kiếm lợi ích chung và duy trì mối quan hệ là chìa khóa dẫn đến kết quả thành công.

Các hình thức đàm phán cụ thể được sử dụng trong nhiều tình huống: các vấn đề quốc tế, hệ thống pháp luật, chính phủ, tranh chấp công nghiệp hoặc các mối quan hệ trong nước làm ví dụ. Tuy nhiên, kỹ năng đàm phán chung có thể được học và áp dụng trong một loạt các hoạt động. Kỹ năng đàm phán có thể mang lại lợi ích lớn trong việc giải quyết bất kỳ sự khác biệt nào phát sinh giữa bạn và người khác.

Các giai đoạn đàm phán

Để đạt được một kết quả mong muốn, có thể hữu ích khi làm theo một cách tiếp cận có cấu trúc để đàm phán. Ví dụ, trong một tình huống công việc, một cuộc họp có thể cần được sắp xếp trong đó tất cả các bên liên quan có thể đến với nhau.

Quá trình đàm phán bao gồm các giai đoạn sau:

1. Chuẩn bị
2. Thảo luận
3. Làm rõ mục tiêu
4. Đàm phán về kết quả Win-Win
5. Hiệp định
6. Thực hiện một quá trình hành động

1. Chuẩn bị

Trước khi bất kỳ cuộc đàm phán nào diễn ra, một quyết định cần phải được đưa ra khi nào và nơi một cuộc họp sẽ diễn ra để thảo luận về vấn đề và ai sẽ tham dự. Đặt thang đo thời gian giới hạn cũng có thể hữu ích để ngăn chặn sự bất đồng tiếp tục.

Giai đoạn này liên quan đến việc đảm bảo tất cả các sự kiện thích hợp của tình huống được biết để làm rõ vị trí của bạn. Trong ví dụ về công việc ở trên, điều này sẽ bao gồm việc biết 'quy tắc' của tổ chức của bạn, người được giúp đỡ, khi nào sự giúp đỡ không phù hợp và là căn cứ cho những lời từ chối đó. Tổ chức của bạn cũng có thể có các chính sách mà bạn có thể tham khảo để chuẩn bị cho cuộc đàm phán.

Thực hiện chuẩn bị trước khi thảo luận về sự bất đồng sẽ giúp tránh xung đột hơn nữa và lãng phí thời gian không cần thiết trong cuộc họp.

2. Thảo luận

Trong giai đoạn này, các cá nhân hoặc thành viên của mỗi bên đưa ra trường hợp như họ thấy, tức là sự hiểu biết của họ về tình huống.

Các kỹ năng chính trong giai đoạn này bao gồm đặt câu hỏi , lắng nghe và làm rõ .

Đôi khi rất hữu ích để ghi chú trong giai đoạn thảo luận để ghi lại tất cả các điểm đưa ra trong trường hợp cần làm rõ thêm. Điều cực kỳ quan trọng là lắng nghe, vì khi bất đồng diễn ra, rất dễ mắc sai lầm khi nói quá nhiều và nghe quá ít. Mỗi bên nên có một cơ hội bình đẳng để trình bày trường hợp của họ.

3. Làm rõ các mục tiêu

Từ các cuộc thảo luận, các mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên của sự bất đồng cần phải được làm rõ.

Nó rất hữu ích để liệt kê các yếu tố theo thứ tự ưu tiên. Thông qua việc làm rõ này, thường có thể xác định hoặc thiết lập một số điểm chung. Làm rõ là một phần thiết yếu của quá trình đàm phán, nếu không có sự hiểu lầm có thể xảy ra có thể gây ra vấn đề và rào cản để đạt được kết quả có lợi.

4. Đàm phán hướng tới một kết quả Win-Win

Giai đoạn này tập trung vào những gì được gọi là kết quả "đôi bên cùng có lợi", trong đó cả hai bên đều cảm thấy họ đã đạt được điều gì đó tích cực thông qua quá trình đàm phán và cả hai bên đều cảm thấy quan điểm của họ đã được xem xét.

Một kết quả đôi bên cùng có lợi thường là kết quả tốt nhất. Mặc dù điều này có thể không phải lúc nào cũng có thể, thông qua đàm phán, nó nên là mục tiêu cuối cùng.

Đề xuất các chiến lược và thỏa hiệp thay thế cần được xem xét tại thời điểm này. Thỏa hiệp thường là những lựa chọn thay thế tích cực thường có thể đạt được lợi ích lớn hơn cho tất cả các bên liên quan so với việc giữ các vị trí ban đầu.

5. Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể đạt được một khi sự hiểu biết về quan điểm và lợi ích của cả hai bên đã được xem xét.

Điều cần thiết là mọi người tham gia phải giữ một tâm trí cởi mở để đạt được một giải pháp chấp nhận được. Bất kỳ thỏa thuận nào cũng cần được thực hiện hoàn toàn rõ ràng để cả hai bên đều biết những gì đã được quyết định.

6. Thực hiện một khóa học hành động

Từ thỏa thuận, một quá trình hành động phải được thực hiện để thực hiện thông qua quyết định.

Không đồng ý

Nếu quá trình đàm phán bị phá vỡ và không thể đạt được thỏa thuận, thì việc lên lịch lại cho một cuộc họp tiếp theo được yêu cầu. Điều này tránh tất cả các bên tham gia vào cuộc thảo luận hoặc tranh luận sôi nổi, điều này không chỉ lãng phí thời gian mà còn có thể làm hỏng các mối quan hệ trong tương lai.

Trong cuộc họp tiếp theo, các giai đoạn đàm phán nên được lặp lại. Bất kỳ ý tưởng hoặc lợi ích mới nào cũng cần được tính đến và tình hình đã được xem xét lại từ đầu. Ở giai đoạn này cũng có thể hữu ích để xem xét các giải pháp thay thế khác và / hoặc đưa người khác đến hòa giải.

Đàm phán không chính thức

Có những lúc cần phải thương lượng nhiều hơn. Vào những thời điểm như vậy, khi có sự khác biệt về ý kiến, có thể không thể hoặc không thể trải qua các giai đoạn được nêu ở trên một cách chính thức.

Tuy nhiên, việc ghi nhớ các điểm chính trong các giai đoạn đàm phán chính thức có thể rất hữu ích trong nhiều tình huống không chính thức.

Trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, ba yếu tố sau đây đều quan trọng và có khả năng ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán:

Thái độ
Hiểu biết
Kỹ năng giao tiếp

Thái độ

Tất cả các cuộc đàm phán bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi thái độ cơ bản đối với chính quá trình, ví dụ thái độ đối với các vấn đề và tính cách liên quan đến trường hợp cụ thể hoặc thái độ liên quan đến nhu cầu cá nhân để được công nhận.

Luôn lưu ý rằng:

Đàm phán không phải là một đấu trường để hiện thực hóa các thành tựu cá nhân.
Có thể có sự phẫn nộ về nhu cầu đàm phán của những người có thẩm quyền.
Một số tính năng của đàm phán có thể ảnh hưởng đến hành vi của một người, ví dụ một số người có thể trở nên phòng thủ.

Hiểu biết

Bạn càng có nhiều kiến ​​thức về các vấn đề được đề cập, bạn càng tham gia vào quá trình đàm phán. Nói cách khác, chuẩn bị tốt là điều cần thiết.

Làm bài tập về nhà của bạn và thu thập càng nhiều thông tin về các vấn đề càng tốt.

Hơn nữa, cách các vấn đề được đàm phán phải được hiểu là đàm phán sẽ đòi hỏi các phương pháp khác nhau trong các tình huống khác nhau.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt là rất cần thiết cho các cuộc đàm phán hiệu quả, cả trong các tình huống chính thức và trong các cuộc đàm phán ít chính thức hoặc một đối một.

Những kỹ năng này bao gồm:

Giao tiếp bằng lời hiệu quả. 
Xem các trang của chúng tôi: Giao tiếp bằng lời nói và nói hiệu quả .
Lắng nghe. 
Chúng tôi cung cấp rất nhiều lời khuyên để giúp bạn cải thiện kỹ năng nghe của mình, hãy xem trang Lắng nghe tích cực của chúng tôi.
Giảm hiểu lầm là một phần quan trọng của đàm phán hiệu quả. 
Xem các trang của chúng tôi: Reflection , Clarifying và The Ladder of Inference để biết thêm thông tin.
Xây dựng mối quan hệ. 
Xây dựng mối quan hệ làm việc mạnh mẽ hơn dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau. Xem các trang của chúng tôi: Xây dựng mối quan hệ và Làm thế nào để lịch sự .
Giải quyết vấn đề. 
Xem phần của chúng tôi về giải quyết vấn đề hiệu quả.
Quyết định. 
Tìm hiểu một số kỹ thuật đơn giản để giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn, xem phần của chúng tôi: Ra quyết định .
Sự quyết đoán. 
Sự quyết đoán là một kỹ năng thiết yếu để đàm phán thành công. Xem trang của chúng tôi: Kỹ thuật quyết đoán để biết thêm thông tin.
Xử lý các tình huống khó khăn. 
Xem trang của chúng tôi: Giao tiếp trong các tình huống khó khăn để biết một số mẹo và lời khuyên để thực hiện giao tiếp khó khăn, dễ dàng hơn.